ARCHIVISTICA

Entre los  recursos básicos  de cualquier administración encontramos los físicos, soporte y apoyo de toda actividad. En el  archivo , igual que en otras disciplinas, nos valemos de ellos para realizar con eficiencia y eficacia el oficio de archivistas. Recursos básicos del archivo ·         Pestañas. ·         Guía. ·         Carpetas. ·         Bolsas. ·         Índice. ·         Fichas o tarjetas. ·         Legajo. ·         Marbete. Entre los recursos básicos de cualquier administración encontramos los físicos, soporte y apoyo de toda actividad. En el archivo, igual que en otras disciplinas, nos valemos de ellos para realizar con eficiencia y eficacia el oficio de archivistas. Daré ...

La producción de documentos al interior de las empresas, exige en sí misma, regulación, control y sobre todo planeación en los diferentes procesos administrativos. En eso se enfocan los 8 pasos de la gestión documental en archivo, así que presta atención y toma nota porque a continuación te daremos las bases que necesitas para ejecutar una óptima gestión. Dentro de los procesos de gestión documental se establecen los principios y estrategias para el tratamiento adecuado de los documentos y de la información, a fin de garantizar su acceso y conservación. Dichos pasos tienen como objetivo el crecimiento exponencial de las empresas, así como la implementación de compendios en pro de la economía. Es por ello que para poder llevar a cabo una correcta  gestión documental y de archivo , sigas los siguientes pasos: Planeación: Actividades administrativas que permiten la revisión y valoración de la información, teniendo en cuenta el contexto legal, técnico y funcional de la empresa. En esta...

IDENTIFICACIÓN, VALORACIÓN Y SELECCIÓN  Varias tareas se desarrollan al interior de los archivos para lograr una organización ideal. Ellas son la identificación de los fondos, los valores y selección de documentos, elaborar las tablas de retención documental para proceder a las transferencias, sobre la base de un minucioso examen de la prescripción documental.  1. IDENTIFICACIÓN DE LOS FONDOS  Se entiende como Identificación de fondos a la fase del tratamiento archivístico que consisten en la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo.  Como se puede observar tiene dos alcances: el primero de carácter administrativo, que hacer referencia a la identificación del organismo productor. El segundo, en tanto se refiere a su expresión archivística, la identificación de los tipos documentales, es decir a la delimitación de la serie documental.  Esta operación típicamente intelectual tien...

  Independientemente del sistema de clasificación elegido en los Archivos, los documentos se clasifican: por fondos, conjunto documental producido por una institución o entidad. por series, dentro de los fondos. ... por expedientes, dentro de las series. Para clasificar correctamente tenemos que agrupar los documentos según su contenido y forma, en el caso de una empresa podemos distinguir entre: albaranes, recibos, ofertas comerciales, listas de clientes, etc. y lo más recomendable es que sigamos una estructura jerárquica y lógica. REGLAS DE NOMBRES PROPIOS PARA ARCHIVAR Este sistema se basa fundamentalmente en el alfabeto, y su fundamento es dar un orden alfabético de todas las letras ya sea del nombre o del asunto. La ordenación hace referencia a la operación de enlazar los elementos o unidades de un conjunto relacionando unos con otros, teniendo presente la unidad-orden que se establezca con anticipación. En todo tipo de empresa se...

La  gestión documental  o  gestión de documentos  es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo, recibidos y creados en una organización, facilitar la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación a largo plazo de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía, siempre al servicio auxiliar de la disciplina  archivística . DEFINICION. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la  planificación, procesamiento, manejo y organización de la  documentación producida y recibida por los sujetos obligados,  desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su  utilización y conservación. EL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL  (PGD) *Debe estructurarse a partir de la normatividad, archivística vigente.  *Contempla sit...

Definición  Según el Consejo Internacional de Archivos (ICA/CIA), la palabra “archivo” tiene tres acepciones:  1. Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicios u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propia necesidades, ya transmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.  2. Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicio de los documentos.  3. Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y servidos.  Es decir, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere tanto a:  • El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.  • La institución o servicio respons...