El archivo digital puede explicarse como un sustituto del papel: su principal función es almacenar documentos generados en formato digital. Asimismo, este puede ser denominado fichero, el cual equivale a una unidad de datos que puede ser utilizada por medio de aplicaciones instaladas en una computadora.
Tipos de formatos
TXT: Formato abierto de texto plano.
PDF: Formato abierto de documento portátil.
ZIP.
BMP: Imagen de mapa de bits; es el formato propio del programa Microsoft Paint, que viene con el sistema operativo Windows.
JPEG: Formato abierto de imágenes estáticas.
PNG: formato gráfico no sujeto a patentes.
DEFINICIÓN Y CARACTERÍSTICAS
1. Definición
En términos generales, en el ámbito de la Bibliotecología tradicional, se habla de documento para referirse a cualquier unidad significativa de información que haya sido registrada en un soporte que permita su almacenamiento y su posterior recuperación. Cualquier soporte que permita, simultáneamente, multiplicar ilimitadamente la consulta de la información en él registrada y postergarla indefinidamente en el tiempo.
De acuerdo a la definición anterior, son documentos, por ejemplo, los libros, las revistas y los artículos que en ellas se publican; las cartas, las facturas, y los informes escritos de diverso tipo. Pero son documentos también los dibujos, los gráficos, las fotografías, las películas, los videos y las distintas formas de sonido grabado como discos, cintas, cartuchos o “cassetes”. Son documentos -unidades significativas de información registrada- sin importar su forma mediática: texto, imagen fija, imagen en movimiento o sonido; sin importar el soporte en que se registra la información: papel, cuero, cortezas, celulosa, acetato o cinta magnética. Son documentos impresos unos y audiovisuales, los otros.
Pues bien, de acuerdo a lo anterior, cualquier conjunto de información que conforme una unidad significativa independiente, registrada en un soporte electrónico, constituye también un documento. Cualquier unidad significativa independiente de información registrada en un diskette, en un CD Rom o en un disco duro, es un documento. Sólo que en este caso no es ya un documento impreso o un documento audiovisual sino un “Documento Digital”; un documento que no recibe su nombre de la forma mediática en que se presenta la información, sino directamente de la manera particular como que se registra.
Se habla de documentos digitales porque la información, no importa su forma: texto, sonido, imagen fija o en movimiento, se registra en un medio electrónico a través de codificaciones que se basan en el uso de combinaciones de señales eléctricas positivas y negativas, las cuales se representan por medio de los dígitos “0”, señal negativa, y “1”, señal positiva
2. Características
Los documentos digitales tienen características que los diferencian de los documentos tradicionales. Por ejemplo, los documentos digitales pueden leerse saltándose las páginas y no linealmente, como los impresos. Esta es una característica relacionada con la forma en que funciona el documento. A un documento digital puede cambiársele el contenido de una línea, de un párrafo o una página, sin que por ello halla que cambiar el documento entero. Esta es una característica relacionada con la “identidad” del documento; con la condición de documento único, de “testigo” científico o académico que corresponde a un documento tradicional, cuando se utiliza como apoyo para la discusión, demostración o ilustración de una tesis, hipótesis o teoría. Distinguimos en consecuencia, dos tipos de características en estos documentos: funcionales y de identidad.
I. Características Funcionales
a. Carácter Interactivo de los Documentos Digitales
La lectura de un documento tradicional es pasiva. El documento dice y el lector elabora a partir de lo que percibe. El lector no está en capacidad de preguntar sobre el contenido, debe preguntárselo a si mismo y continuar con la lectura para saber si la respuesta existe. Además, el lector es incapaz de poder agregar nuevos contenidos a los ya establecidos en el documento. Incapaz de incorporar a él las ideas que genera la lectura, enriqueciendo con las propias, las del autor y las de futuros lectores.
b. Carácter multimediático de los documentos digitales
Para informar, los documentos tradicionales sufren limitaciones por el carácter monomediático de su condición: Un texto informa a través de la palabra; una foto con la imagen; una grabación con el sonido. Ciertamente, un texto se puede ilustrar con una imagen y una foto puede explicarse con un texto adyacente, pero el mensaje se transmite por un medio principal al que los otros complementan De hecho, la complementación mediática parece ser una necesidad de cada forma comunicacional.
c. Carácter hipertextual de los documentos digitales
En un documento electrónico, es posible establecer relaciones entre una palabra, o una frase que aparezca en un lugar -párrafo, página o sección- con otra palabra o frase en otro lugar del documento. Al pulsar la palabra con "el ratón", el cursor y con él la pantalla, se traslada hacia el lugar de la relación establecida. Esto permite "saltar" de un lugar a otro del documento y recorrerlo, consultarlo o leerlo de manera no "lineal” como se hacía en el documento tradicional. El lector o consultante navega por un documento que construye en el acto mismo de consultarlo, pero, bajo la condición de que el autor –o los múltiples autores- prescindan de su visón lineal del discurso y establezcan relaciones que rompan la secuencia tradicional de la consulta.
d. Carácter “omniaccesible” de los documentos digitales
Con los documentos digitales esta limitación es superada. La posibilidad de establecer "hiperrelaciones" entre documentos ubicados en distintos sitios Web, no importa la región o país donde se encuentren, permite que los documentos electrónicos, ubicados no importa donde, si están en un medio conectado en red con Internet, puedan ser accedidos desde cualquier otro lugar. Son, en consecuencia, accesibles desde todas partes; son "omniaccesibles".
Tipos de documentos digitales
- Impresos digitalizados. Como resultado de un scaner, el resultado en sí es una imagen, del documento impreso; lo que da orígen a un documento no textual que no sirve como documento digital. Por lo que es necesario un proceso de digitalización para textualizar dicha imagen, para poder hacer modificaciones y ediciones posteriormente.
- Digitales para imprimir. Actualmente se utiliza la digitalización de un documento para facilitar la distribución e impresión del mismo, utilizando las capacidades que internet ofrece.
- Digitales multimediáticos. Cuyo fin es aprovechar totalmente los beneficios de digitalización en un documento, para la modificación y distribución de información.
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