Independientemente del sistema de clasificación elegido en los
Archivos, los documentos se clasifican: por fondos, conjunto documental
producido por una institución o entidad. por series, dentro de los fondos. ...
por expedientes, dentro de las series.
Para clasificar correctamente tenemos que agrupar los documentos según
su contenido y forma, en el caso de una empresa podemos distinguir
entre: albaranes, recibos, ofertas comerciales, listas de clientes, etc. y lo
más recomendable es que sigamos una estructura jerárquica y lógica.
REGLAS DE NOMBRES PROPIOS PARA ARCHIVAR
Este sistema se basa fundamentalmente en el alfabeto, y su fundamento es dar un orden alfabético de todas las letras ya sea del nombre o del asunto.
La ordenación hace referencia a la operación de enlazar los elementos o unidades de un conjunto relacionando unos con otros, teniendo presente la unidad-orden que se establezca con anticipación.
En todo tipo de empresa se tiene un registro con la información más importante respecto a la documentación saliente y entrante; esto ayuda a tener un mejor control de los mismos.
Las reglas para clasificar utilizan dos términos con los que nos debemos familiarizarnos que son: ALFABETIZAR Y UNIDAD.
Las reglas se dividen en tres grandes grupos:
Nombres de personas.
Nombres de compañías institucionales, sociedades.
Nombres de bancos, escuelas, instituciones gubernamentales.
REGLA 1. APELLIDOS CON LAS PRIMERAS LETRAS IDÉNTICAS.
GASPAR CARAZO VELEZ C A R A Z O
OLIVER CASTELAR GARCIA C A S T E L A R
LUIS FELIPE CASTRO C A S T R O
MIGUEL CASTAÑETA JURADO C A S T A Ñ E T A
GLORIAMARÍA CANALES C A N A L E S
LIDIASOFÍACASAS SOLANO C A S A S
CARLOS CARRANZA JANCO C A R R A N Z A
TOMAS CAMACHO CANO C A M A C H O
REGLA 2. APELLIDOS CON LAS PRIMERAS LETRAS IDÉNTICAS
REGLA 3. ELEMENTOS DE IDENTIFICACIÓN
REGLA 4. UN APELLIDO SÓLO O UNA INICIAL
REGLA 5. CUANDO EL NOMBRE Y APELLIDO SON IDENTICOS
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