La producción de documentos al interior de las empresas, exige en sí misma, regulación, control y sobre todo planeación en los diferentes procesos administrativos. En eso se enfocan los 8 pasos de la gestión documental en archivo, así que presta atención y toma nota porque a continuación te daremos las bases que necesitas para ejecutar una óptima gestión.
Dentro de los procesos de gestión documental se establecen los principios y estrategias para el tratamiento adecuado de los documentos y de la información, a fin de garantizar su acceso y conservación. Dichos pasos tienen como objetivo el crecimiento exponencial de las empresas, así como la implementación de compendios en pro de la economía. Es por ello que para poder llevar a cabo una correcta gestión documental y de archivo, sigas los siguientes pasos:
Planeación:
Actividades administrativas que permiten la revisión y valoración de la información, teniendo en cuenta el contexto legal, técnico y funcional de la empresa. En esta etapa se lleva a cabo la revisión, análisis e interpretación de las necesidades y objetivos empresariales, que encaminarán las estrategias futuras en cuanto a la gestión documental.
De este modo podemos decir que, la planeación es la implementación de los protocolos, normas y objetivos de gestión, así como las bases que se han de tener en cuenta en la producción, categorización y almacenamiento de los documentos, partiendo de una revisión preliminar del contexto empresarial.
Producción:
En este paso se realiza la evaluación de los documentos, su creación, ingreso y categorización, teniendo en cuenta su relevancia y funcionabilidad en los procesos en los que incide. De igual modo, se revisa todo lo relacionado con la creación, estructura, soportes y medios de tratamiento de los documentos y la ejecución de tecnologías y de estrategias, con el fin de gestionar e intervenir en la aplicación o ahorro de recursos.
Gestión y trámite:
Aquí se da importancia al análisis del documento de manera integral, es decir, su incidencia en los procesos de la empresa, así como las funcionabilidades que tiene en el exterior. Se da revisión a los trámites en los que incide el documento, su nivel de relevancia y la calidad y facilidad del acceso que este debe tener.
Así pues, se identifica y controla el propósito del documento y su intervención en los distintos procesos administrativos, legales, de consulta y gestión empresarial.
Organización:
Son todas las operaciones técnicas de gestión documental, en el que por medio de una revisión a fondo del documento se establece su categoría, serie documental, valorización, tiempo de almacenamiento, departamento al que pertenece y el tipo de archivo al que será designado. Lo anterior a fin de establecer ordenación y almacenamiento documental, con base en su ciclo de vida.
Transferencia:
Políticas de transferencia de los documentos en su fase de archivo en donde se tienen en cuenta los formatos, migración, estructura, conservación y conversión, ceñidas a las tablas de valoración documental (TVD).
Disposición de documentos:
Se considera como todos los procesos de selección y valoración del documento, en pro de su conservación o eliminación; teniendo como base las tablas de retención y valoración documental. Esto permite el seguimiento de todos los ciclos de vida de cada documento, a fin de darle su respectivo tratamiento, y de ser el caso, de establecer las pautas para llevar a cabo su eliminación y destrucción.
Preservación a largo plazo:
Son todos los procedimientos, tácticas y requerimientos que se deben llevar a cabo durante todo el procedimiento de gestión documental y archivo, con el propósito de garantizar su preservación a largo plazo. De este modo se implementan los medios y formas para la conservación de la información.
Valoración:
Es el procedimiento continuo en el que se determinan sus valores primarios y secundarios, los cuales ayudan a establecer su relevancia al interior de la empresa y de este modo su conservación y disposición final, temporal o definitiva.
Como puedes darte cuenta la ejecución de cada uno de estos pasos contribuirá al mejoramiento de las estrategias de gestión en pro de tu empresa.
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