RECURSOS BÁSICOS DEL ARCHIVO

Entre los recursos básicos de cualquier administración encontramos los físicos, soporte y apoyo de toda actividad. En el archivo, igual que en otras disciplinas, nos valemos de ellos para realizar con eficiencia y eficacia el oficio de archivistas.

Recursos básicos del archivo

·        Pestañas.

·        Guía.

·        Carpetas.

·        Bolsas.

·        Índice.

·        Fichas o tarjetas.

·        Legajo.

·        Marbete.

Entre los recursos básicos de cualquier administración encontramos los físicos, soporte y apoyo de toda actividad. En el archivo, igual que en otras disciplinas, nos valemos de ellos para realizar con eficiencia y eficacia el oficio de archivistas.

Daré una visión de conjunto de todos recursos, mostrando lo práctico y funcional de ellos, para transformar el espacio, de tal manera que ayude a ubicar a las personas y a hacerles más agradable su permanencia en el lugar de trabajo.

1.1 Muebles y Equipos para Archivos

a. Archivadores, gabinetes o estanterías

Estos muebles se fabrican con madera o metal que es lo más recomendable. El gabinete de acero es el más recomendable, sobre todo si es elaborado a prueba de fuego. Los de madera son poco prácticos porque no ofrecen protección contra el fuego y su funcionamiento puede efectuarse por los cambios de temperatura, por la humedad, por la polilla, el comején y otros insectos.

v Archivador Vertical
Mueble de 1 ó más gavetas destinadas a la clasificación vertical de los documentos. Las gavetas van sobre dispositivos que aseguran su fácil manejo.
v De 1 ó 2 gavetas: Se coloca, generalmente, junto al escritorio en oficinas pequeñas, para los documentos activos.
v De 3 gavetas: Mide, aproximadamente, igual que un mostrador corriente y puede usarse para separar el área de la recepción del área de trabajo.
v De 4 ó 5 gavetas: Son de uso corriente en las oficinas y se recomiendan para depositar archivo activo y semiactivo.

v Archivador Horizontal

Mueble, generalmente cerrado, destinado a la clasificación horizontal. El conjunto se cierra con 1 ó más cortinas de láminas.

v Archivador Lateral
Permite la clasificación suspendida lateral, se conoce también como archivador de basculante o de válvula.

v Archivador Rodante

Consta de estaciones de trabajo y de hileras circulares; cada hilera se mueve independientemente y las estaciones están equipadas con teléfonos para que los archivistas suministren información.

v Archivador Mecánico
Este archivo no descarta el procesamiento de los documentos antes de ser colocados en carpetas, pero ofrece mayor facilidad y rapidez en el manejo de los documentos. El archivista tiene acceso a cualquier sección, donde desee archivar o localizar un documento o carpeta, con sólo oprimir los botones que aparecen a la izquierda de los anaqueles.

v Archivador Electrónico

Es el más sofisticado, de reciente fabricación. Esta equipado con dispositivos ópticos para localizar el material. Los documentos se guardan en una bóveda, frente a la cual se encuentra la mesa de trabajo; desde ella el archivero controla la ubicación de los documentos.

Los archivadores deben colocarse fuera de las zonas de circulación, para evitar accidentes.

b. Ficheros y tarjeteros
Muebles de 1 ó más gavetas de poca altura; las fichas y tarjetas se colocan horizontal o verticalmente y se desplazan, las unas en relación con las otras, por un espacio constante que asegura la visibilidad de las referencias y la señalización.
Existen los ficheros y tarjeros de gavetas o de comportamientos, con cierre o sin él, y de gran capacidad. Es muy conveniente diferenciar los archivadores de los tarjeteros o de los ficheros. En los archivadores se guardan documentos; y en los y ficheros, fichas o tarjetas, donde existen registros y datos.

c. Clasificadores
En el procedimiento general para archivar encontraremos que la cuarta operación es distribuir, y consiste en ordenar los documentos dentro de cada grupo. Pueden formar el grupo una letra, un número, un tema, una fecha. Para facilitar esta clasificación preliminar de los documentos, se usan los clasificadores. Los clasificadores se fabrican en distintos tamaños, modelos y materiales, y sus usos son diversos; por ejemplo, para organizar tarjetas, fichas, correspondencia, cheques, facturas, talonarios etc. Esta clasificación puede realizarse por cualquier sistema de ordenamiento que utilice la empresa; para esto hay clasificadores con rótulos en blanco que se utilizan de acuerdo con las necesidades de cada organización.