IDENTIFICACIÓN, VALORACIÓN Y SELECCIÓN
Varias tareas se desarrollan al interior de los archivos para lograr una organización ideal. Ellas son la identificación de los fondos, los valores y selección de documentos, elaborar las tablas de retención documental para proceder a las transferencias, sobre la base de un minucioso examen de la prescripción documental.
1. IDENTIFICACIÓN DE LOS FONDOS
Se entiende como Identificación de fondos a la fase del tratamiento archivístico que consisten en la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo.
Como se puede observar tiene dos alcances: el primero de carácter administrativo, que hacer referencia a la identificación del organismo productor. El segundo, en tanto se refiere a su expresión archivística, la identificación de los tipos documentales, es decir a la delimitación de la serie documental.
Esta operación típicamente intelectual tiene la mayor importancia pues consiste en la identificación precisa del sujeto productor de la información, considerando los siguientes parámetros: Evolución histórica del organismo; atribuciones y competencias administrativas, procedimientos administrativos y disposiciones legales que regulan su accionar; funciones en las que se materializan los procedimientos administrativos (actuaciones administrativas).
El resultado de la identificación de fondos se traduce en la organización del fondo, establecimiento del cuadro de clasificación y la ordenación de las series documentales.
La identificación se basa en el respeto al principio de procedencia y el respeto a la estructura interna de los fondos y su orden natural.
Existen 3 tipos resultantes del proceso de identificación:
1. Organismo productor. Considerado como el generador de la documentación, en el cumplimiento de sus funciones. Se identifica como fondo de Archivo.
2. Organismo Productor subrogado dentro de un fondo específico. Este extremo se da a causa de la supresión del organismo, funciones y competencias, que obliga al organismo productor afectado a ceder sus documentaciones a los nuevos organismos que se crean. Generalmente como resultado de un proceso de reestructurando institucional.
3. Organismo Extinguido. Es cuando la documentación queda a cargo de organismos liquidadores, razón por la cual el organismo deja de producir documentación alguna.
2. VALORACIÓN Y SELECCIÓN DE LOS DOCUMENTOS.
La valoración es un concepto archivístico que es vital para fines de la organización. En la práctica archivística boliviana consiste en determinar la cualidad informativa del documento para la reconstrucción histórica del organismo productor, considerando los requisitos de la originalidad y la exactitud.
La valoración tiene dos alcances:
a) Su carácter es instrumento de control de crecimiento exponencial de la documentación.
Esta rige en los archivos administrativos y debe considerarse como sinónimo de tareas de limpieza, nunca de selección para la eliminación controlada. Por lo tanto, como resultado de la valoración se eliminarán los duplicados, fotocopias, se separarán los materiales impresos y todo aquello que no sea material archivístico.
b) Es la operación intelectual para construir sobre su base la memoria social, es decir el archivo histórico.
Dentro de esta hablamos con propiedad de la selección documental de los documentos con alto valor intelectual que determina la caracterización e identificación de las documentaciones de valor permanente, o en su defecto la tipificación del carácter superfluo de las documentaciones, por tanto sujetos de eliminación.
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