GESTIÓN DOCUMENTAL

La gestión documental o gestión de documentos es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo, recibidos y creados en una organización, facilitar la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación a largo plazo de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía, siempre al servicio auxiliar de la disciplina archivística.

DEFINICION.

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la  planificación, procesamiento, manejo y organización de la  documentación producida y recibida por los sujetos obligados,  desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su  utilización y conservación.

EL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL  (PGD)

*Debe estructurarse a partir de la normatividad, archivística vigente. 

*Contempla situaciones tendientes a la simplificación de tramites, y racionalización de recursos.

PROCESOS DE UN(PGD) 

1.Produccion de documentos.  

2.Recepcion de documentos. 

3.Distribucion de documento.  

4.Tramite de documentos. 

5.Organizaciónde  documentos. 

6.Consulta de documentos. 

7.Conservacionde  documentos. 

8.Disposicion final del documento

ARCHIVOS. 

ARCHIVO DE GESTION: En el que se reúne los documentos en tramite, en  busca de soluciones a los asuntos iniciados, sometida a continua  utilización y consulta administrativa, por las mismas oficinas u otras que  la soliciten. 

ARCHIVO CENTRAL: donde se agrupan documentos transferidos,  trasladados, por los distintos archivos, de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su tramite, que siguen siendo vigentes y  objeto de consultas por las propias oficinas y los particulares en general. 

ARCHIVO HISTORICO: al cual se transfiere la documentación de archivo central o del archivo de gestión, que por decisión del correspondiente, comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. 

VALOR DOCUMENTAL. 

Proceso por el cual se determina, los valores  primarios y secundarios de los documentos con  el fin de establecer su permanencia, en las  diferentes faces del archivo.

ETAPAS DE LA GESTION  DOCUMENTAL.

1. Detección de las necesidades de documentación. 

2.Diagnostico de la situación de la documentación en  la organización. 

3. Diseño del sistema documental. 

4. Elaboración de los documentos. 

5.Implantación del sistema documental. 

6.Mantenimiento y mejora del sistema.

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